Le point sur le syndicat en ligne
Le syndic en ligne tel que www.cotoit.fr connu également sous la dénomination microsyndic est un prestataire qui fournit les mêmes services que le syndic classique, à quelques exceptions près. Comme son nom l'indique, il travaille en ligne, c'est-à-dire à distance. Son principal rôle est de représenter les copropriétaires ou le syndicat des copropriétaires. Il assure plusieurs autres fonctions, telles que : la comptabilité, le recueil des charges des copropriétaires ou la gestion des ressources humaines. Il harmonise et améliore le quotidien des copropriétaires.
Si le syndic professionnel priorise les grandes copropriétés, le microsyndic cible celui qui ne se compose que de 30 propriétés, au plus. Il existe d'autres différences entre ces deux professionnels. Si la gestion de l'immeuble est confiée à un prestataire en ligne, le conseil syndical ainsi que les copropriétaires constituent des relais. Ils s'occupent de l'organisation de leur assemblée générale annuelle. Pour cela, le syndicat met à leur disposition un outil en ligne qui leur permet de communiquer entre eux. Ils sont les premiers responsables de la réalisation des travaux de rénovation et de construction au sein de la propriété. Ils recrutent l'artisan en charge du chantier. La gestion des activités dans les espaces communs compte également parmi leurs responsabilités (démarches administratives et recensement des prestataires).
Son fonctionnement
Travaillant en ligne, le syndic de copropriété à distance met en place un système d'échanges dématérialisé. L'interface de l'espace virtuel créé s'adapte généralement à divers outils, tels que les ordinateurs ainsi que les smartphones. Conformément à la loi ALUR, il se sert d'un outil extranet qui permet à tous les copropriétaires d'échanger des informations sur leur assemblée générale (l'ordre du jour, par exemple) et de s'acquitter de leurs charges. Il met également à la disposition de ces derniers des comptes qui leur sont propres ou qui concernent la copropriété. Il produit, met à jour, et diffuse en ligne les documents indispensables à tous les propriétaires. En résumé, il assure les tâches administratives et comptables en s'appuyant sur une solution numérique.
Lorsqu'ils recrutent ce professionnel, le conseil syndical et les copropriétaires établissent un contrat de collaboration d'une durée de 12 mois à trois ans. A l'échéance de ce contrat, ils comparent ses services à ceux des autres prestataires présents sur le marché. Il s'agit d'une mise en concurrence obligatoire et qui doit figurer dans l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Ses avantages
Le premier avantage de la collaboration avec les prestataires de services en ligne est la transparence. Les documents qui sont mis en ligne sont accessibles à tous les copropriétaires et contiennent toutes les informations dont ils ont besoin (concernant la gestion de leur bien). Ainsi, il s'agit d'un syndic transparent. Un autre avantage en découle : l'économie de temps et d'argent. Tous les documents (administratifs, factures, devis, PV de l'assemblée générale, documents comptables, contrats de prestation) sont numérisés et peuvent être consultés partout et à tout moment.
Ce professionnel est plus réactif et plus rapide que les prestataires classiques (les copropriétaires reprochent souvent à ces derniers leur manque de réactivité et leur lenteur). Il utilise des applications web qui facilitent les communications et les navigations sur l'espace privé virtuel des copropriétaires. La disponibilité constitue un autre avantage du micro syndic. Des agents spécialisés sont au service des copropriétaires tous les jours. Ils peuvent répondre à leurs questions et requêtes par courriel ainsi que par téléphone. Enfin, ce syndic à la carte peut envoyer un gestionnaire pour le représenter à l'assemblée générale. Malgré le qualificatif « en ligne », son intervention physique n'est pas exclue. Le cas échéant, il peut déléguer les tâches qu'il doit assurer au copropriétaire référent ou au conseil syndical.
Son coût
Côté coût, il est moins onéreux que les autres syndics. D'après les comparateurs en ligne, son intervention permet aux copropriétaires d'économiser jusqu'à 70 % sur les dépenses consacrées à la gestion de l'immeuble. Cela pallie également l'augmentation annuelle des honoraires des gestionnaires. Depuis quelques années, les copropriétaires se plaignent de la flambée des honoraires des prestataires. Les lois ELAN et ALUR ont alourdi les charges et les tâches de ces derniers, ce qui les a obligés à modifier leur prix. D'après un courtier qui se spécialise dans ce secteur, ces honoraires ont subi une hausse moyenne annuelle de 10 à 20 %. Avec l'avènement des services en ligne, ce pourcentage atteint même 40 % (à partir de 2013).
Ce syndic moins cher opérant à distance, il peut réduire son tarif de 50 % (par rapport à celui du prestataire traditionnel). Les outils virtuels simplifient les opérations, ce qui réduit les coûts de déplacement.